中には会議のための会議を開催することもあるでしょう。
(青年部で言うと、役員会前に開催される委員会でしょうか?)
「その会議のゴールはどこにあるか?」
これを会議参加者全員で共有することが会議の第一歩と考えます。レジュメや関連資料の準備で会議の前が忙しくなる事務局ではありますが、
本当に忙しくなるなのは、会議の後なハズ。
つまり、会議の後に忙しくならない会議は
「失敗な(無利益)会議」だったと見直す必要があります。
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業務改善などに使われるツールで、「PDCAサイクル」というのがあります。
これは、
P:Plan (計画)
D:Do (実行)
C:check(点検)
A:Act (改善)
…の順で業務管理、改善点を探り出します。
青年部の役員会(会議)では、
「P」が「審議事項(今は、協議というステップもあるんでしたっけ?」
「C&A」が「事業報告」となるでしょうか?
さらに「P」の後には、実際に活動する「行動」が発生するはずです。
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次の「行動」を決めなきゃいけないのにゴニョゴニョっとした、
何が決まったんだかわからない会議はNGとなります。
例えば、「花火大会の広報について」という議題で、
「インターネットやマスコミを使って行う」という会議結果はダメです。
・内部にある資源だけでやるのか?外部を使ってやるのか?
・いつ、誰が、どのようにいくらでやるのか?(5W2H)
・目的と効果は達成されるための内容になっているか?
…というところまで会議では落とし込まないといけないのです。
# それをするには、昨年のデータの検証や事前の調査
# (=Check,Act)が必要な時もあるでしょう。
そのためのツールとして青年部の役員会では、
「事業計画書(のフォーム)」だったり、
「チェックリスト」だったりするわけです。
会議で何を決めて、次にどう行動するのか?
これを明確にすることが良い会議と考えます。
続く(かも)
青年部は「DO」だけはイケイケで某委員長の得意技ですね。
会議の手法を学ぶことに執心し、会議の本質を見落としている自分がいる。
何のための会議か、かー。
タメになりますわー
というのをどこかで読んだ記憶があります!
PDCAを念頭に皆さん頑張りましょう!