2010年06月14日

B'orz(ボーズ)にまかせろ![001]誰がために?何のために?今日も会議

青年部に限らず、会議が少なくない商工会。
中には会議のための会議を開催することもあるでしょう。
(青年部で言うと、役員会前に開催される委員会でしょうか?)

「その会議のゴールはどこにあるか?」
これを会議参加者全員で共有することが会議の第一歩と考えます。レジュメや関連資料の準備で会議の前が忙しくなる事務局ではありますが、
本当に忙しくなるなのは、会議の後なハズ。
つまり、会議の後に忙しくならない会議は
「失敗な(無利益)会議」だったと見直す必要があります。

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業務改善などに使われるツールで、「PDCAサイクル」というのがあります。

これは、
 P:Plan (計画)
 D:Do  (実行)
 C:check(点検)
 A:Act (改善)
…の順で業務管理、改善点を探り出します。

青年部の役員会(会議)では、
「P」が「審議事項(今は、協議というステップもあるんでしたっけ?」
「C&A」が「事業報告」となるでしょうか?
さらに「P」の後には、実際に活動する「行動」が発生するはずです。

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次の「行動」を決めなきゃいけないのにゴニョゴニョっとした、
何が決まったんだかわからない会議はNGとなります。

例えば、「花火大会の広報について」という議題で、
「インターネットやマスコミを使って行う」という会議結果はダメです。

・内部にある資源だけでやるのか?外部を使ってやるのか?
・いつ、誰が、どのようにいくらでやるのか?(5W2H)
・目的と効果は達成されるための内容になっているか?

…というところまで会議では落とし込まないといけないのです。
# それをするには、昨年のデータの検証や事前の調査
# (=Check,Act)が必要な時もあるでしょう。

そのためのツールとして青年部の役員会では、
「事業計画書(のフォーム)」だったり、
「チェックリスト」だったりするわけです。

会議で何を決めて、次にどう行動するのか?
これを明確にすることが良い会議と考えます。

続く(かも)


posted by 綾瀬市商工会青年部 at 08:13 | Comment(6) | TrackBack(0) | 事務局より
この記事へのコメント
情報委員会でも実践し、よりよい会議を目指します。

青年部は「DO」だけはイケイケで某委員長の得意技ですね。
Posted by bigmac at 2010年06月14日 08:53
これは連載モノだなー。WEB経営指導だなぁ。
Posted by huku at 2010年06月14日 14:58
耳が痛いわー

会議の手法を学ぶことに執心し、会議の本質を見落としている自分がいる。
何のための会議か、かー。
Posted by メガネ at 2010年06月14日 18:10
会議に限らず目的意識を持つコトって大切ですよねー
タメになりますわー
Posted by みや at 2010年06月15日 14:35
「PDCAでは遅い!DADADAだ!」
というのをどこかで読んだ記憶があります!
Posted by B'orz at 2010年06月16日 17:27
今日は役員会ですね。
PDCAを念頭に皆さん頑張りましょう!
Posted by bigmac at 2010年06月17日 09:29
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