2010年07月20日

B'orz(ボーズ)にまかせろ![003]アウトプットをイメージして仕事をする。

前回の良い会議にするための考察にプチ関連。
アウトプット(出力)をイメージしながら仕事することが大事という話。
期待の大型新人事務局(注:正しくは、大型ではなくO型(血液型))と呼ばれたのもはるか昔。
白髪が生えてきて、すっかり中堅な雰囲気を出すこの頃なB'orzです。
いやいや、老けるにはまだ早すぎます!

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商工会では年度末に限らず、様々な事業や実績の報告書の提出を求められます。
どれも同じ数字(データ)やフォームを使えればいいのですが、
それぞれで微妙に違うのです。

商工会の総代会での報告資料、神奈川県商工会連合会に報告する資料、
はたまた神奈川県に報告する資料などなど。
この仕事に就いて5年ぐらいは「もうちょっと統一してできないのかよ!」と思った次第です。

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そんな"報告蟻地獄"から抜け出すべく、自分が提出しなければならない
「報告内容」と「報告フォーム」を書き出してみました。

そこで気づいた点は2点
 ・報告する時ではなく、記録する際に工夫をすればいい。
 ・全てをパソコン上でなんとかしようとすると無理がある。
…ということ。

「報告」はアウトプットした結果であって、
その前段階の「入力」をしたり「処理」する時に
改善点があることに気づきました。

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それに気づいてからは、会議のレジュメについても
「良いアウトプット(議題の結果)を引き出すためにどう書けばいいか?」
「会議自体の報告書を簡単に、見やすくまとめられるようにする」
ことをイメージするようになりました。

実は、青年部の総会資料と役員会の報告資料を同じフォームをしたのも
事務局が手を抜く…じゃなくて、委員長さんの負担を減らすためです。
そうです、あくまでも 委 員 長 さ ん の た め で す !

当時は総会資料を作成する時期になると、
委員長から「○○の事業の役員会資料を出しておいて」と要求され、
委員長はその資料をベースに記憶を辿りながら総会用の報告書を作っていたのです。
毎月行われる役員会の事業報告が、そのまま総会資料にすれば
手間がかからないと考えたのです。


さらに、たかだか正味1時間の会議にかける
「準備時間」と「報告書をまとめる時間」に
相当以上の時間をかけることがバカバカしく感じられるようになりました。

続く(かも)



posted by 綾瀬市商工会青年部 at 08:20 | Comment(2) | TrackBack(0) | 事務局より
この記事へのコメント
「委員長さんのためです」←ありがたいことです。
ためになりますね〜。

HTMLの文章の囲い勉強になります。
Posted by bigmac at 2010年07月20日 12:25
会議ね〜、奥深いよね(笑)
感覚的には、青年部の資料って、紙ベースのものならば、半分くらいに出来そうな気がするなあ。部員の情報処理量(環境含む)が同レベルならばだけど。
Posted by huku at 2010年07月20日 20:21
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