2011年01月22日

B'orz(ボーズ)にまかせろ![009]タスク管理をまかせろ!(その1)


寒中お見舞い申し上げます、B'orzこと荒川昭憲 a.k.a. ka_shidoinです。
本年もよろしくお願いいたします。

bicmac委員長より原稿依頼をいただきました。
何にしようかと考える前に、デスクにあった「ノート」と「デジカメ」に目が向き、
「よし、タスク管理のためのノート術にしよう」となりました。
決して手抜きではありませんのでよろしくお願いします(笑皆さんは、「タスクリスト」や「ToDoリスト」と呼ばれる
やるべき業務(仕事)をどのように管理しているでしょうか?

我々のようなデスクワーク(事務職)かつ、色々な部会や委員会を複数担当していると
日常的にやるべきことが重なります。
それを管理する=書き出しておくことが、効率よく業務を行う方法の1つとなります。

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例えば、会議を1回行う場合、どのようなタスク(作業項目)があるかと言うと…

(会議前)
・日時、場所(商工会館が多いですが)の調整
 ├会議の主要メンバーへのスケジュール事前問い合わせ
 ├事務局内のスケジュール確認
 └会議室の確保
・事務局内の起案
・会議の通知(FAX / E-mail)
・会議資料の作成
 ├過去の議事録からアウトラインを作成
 ├添付資料の調査、作成
 └会議責任者等への内容確認依頼
・出欠席報告(未報告者への)確認
 └必要そうであれば、前日にリマインドメール

(会議当日)
・会場設営
 ├会議室
 ├食事、お茶の手配
 └資料のコピー
・会議に向けての準備
 └配布資料以外の資料、備品の準備
・議事録作成

(会議終了後)
・議事録の作成
 ├責任者への内容確認
 ├関係者への送付
 └事務局内回覧
・会議を受けた新たな業務の準備、執行

ざっとこれだけのタスクがあります。

中にはわざわざ書き出さないで経験や流れでやってしまうものもありますが、
これの進捗状況をそれぞれ管理する必要があります。
ちなみに今、自分のデスクの上には9個の会議・イベントのタスクリストがあります…。

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以前は、プログレスバー付ToDoリスト - ITmedia Biz.IDというのを使ってみたり、
パソコンのデスクトップに貼る付箋のソフトを使ったり、紙の付箋をデスクの上に貼っていたりしました。

この2つのメリットは、やるべき業務を管理するのと同時に「達成感」を味わうことができます。
業務が終わったら消したり、捨てたりできるので「やり切った感」が生まれ、
さぁ次に何をやろうかというモチベーションにも繋がります。

しかし、「削除できること」のデメリットとして「いつ、何をやったか残らない」ということです。
やったことを「記録(見える経験)」として残すことができないことです。

そこで、現在取り組んでいる方法が「ノートに書いて管理する」という方法です。
長くなってしまったのでとりあえず1回目はここまで。

(つづく)


posted by 綾瀬市商工会青年部 at 00:00 | Comment(6) | TrackBack(0) | 事務局より
この記事へのコメント
これは興味深い。
タスク管理は、今まさに直面している課題です。
続編期待してます!
Posted by みや at 2011年01月22日 16:34
私も今まさに直面している問題です。
なんとPCがダウン。
バックアップを取っておいたので業務には差し替えなくすみましたが、痛いです。

デスクトップ上に付箋でTODOリストを張り付けておいたものはすべてダウンしました。。。

B'orzさんのノートでの管理を実行してみようかな。
Posted by bigmac at 2011年01月22日 18:07
僕ホワイトボードつかってやってる
Posted by メガネ at 2011年01月22日 21:22
急いで続きを書きます!!!!111
Posted by B'orz at 2011年01月24日 10:38
仕事では、私はすでにノートでの管理しています。
自分なりに効率を考えた結果です。
忘れやすい性格なので、スケジュールなども、すべてノートを利用しています。
1ヶ月で大学ノートが2〜3冊使用しますよ。
それでも忘れる。。。
頭が悪いと大変です。
Posted by 大笑い at 2011年01月24日 11:35
私は字が汚いので手書きだと
三日坊主で終わりそうです。
皆さんはどんな書き方でやっていますか?

私は「期日」「案件名」「案件詳細」の3項目を列記してます。
Posted by bigmac at 2011年01月24日 22:01
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